Het doel van dit artikel is om een korte, basic uitleg te geven over het inlezen en valideren van EDC's. 


Voor de volledige handleiding over de EDC module verwijs ik naar HAN0000: Inlezen EDC's

 

De eerste stap is om de bestanden vanop Sodexo te downloaden die de cheques bevatten.

In de beveiligde zone ga je naar 'Beheer van prestaties' en kies je voor 'Prestaties exporteren.



Selecteer de gewenste periode en kies voor de statussen: 

  • Alles behalve terugbetaling aangevraagd
  • Terugbetaling aangevraagd


Klik op 'Valideren' om de bestanden te downloaden.


Het is belangrijk om de gekozen bestanden niet te openen voordat ze geïmporteerd zijn in cheQpoint omdat het openen van de CSV bestanden de lay-out kan wijzigen waardoor het bestand onleesbaar wordt.
Kies daarom voor opslaan en geef het bestand een herkenbare naam


Zorg dat de bestanden op de Azure omgeving staan zodat je ze kan uploaden in CheQpoint.


Open CheQpoint en klik op 'Bestand' - 'Inlezen elektronische cheques'.



Het volgende venster verschijnt:



Het type staat vast, dit is altijd Sodexo. 

Klik nu op de knop 

en selecteer een van de bestanden die je zonet van Sodexo hebt gedownload.


Als je één van de bestanden hebt geselecteerd, klik je op 'Volgende'.



Je krijgt een tussenscherm waar je niets in kan wijzigen. klik op Volgende.


Je ziet beneden een voortgangsbalk lopen. Het systeem leest de cheques in, bestaande cheques worden aangepast/geüpdate, nieuwe cheques worden toegevoegd.


Zodra het systeem hiermee klaar is, herhaal je de stappen voor het tweede bestand.

De volgorde waarin de bestanden ingelezen worden, is niet belangrijk.


Nu kan je in de Home omgeving de validatie van de EDC's doen.


Log je in op de Home omgeving met je gebruikersnaam en wachtwoord.


Controleer via 'Acties' - 'Instellingen' of de juiste kantoorgroep staat geselecteerd.




Het is genoeg om één kantoor te selecteren uit de kantoorgroep waarvoor je cheques wil valideren.



Tenzij je valideert voor meerdere kantoorgroepen, volstaat het om de eerste keer je keuze te maken. Het systeem onthoudt je keuze.

Als je wel valideert voor meerdere kantoorgroepen, moet je telkens het kantoor wijzigen naar een kantoor van een andere kantoorgroep. 


Nu ben je klaar om te valideren.


Klik op 'Gegevens' - 'Planning' - 'Overzicht toegekende cheques'


Er opent een tussenscherm waarin je de periode kan kiezen die je wil zien.



Deze periode staat los van de periode die je hebt gekozen in Sodexo. Je kan in Sodexo perfect een bestand met een periode van zes maanden downloaden. Het systeem gaat alle cheques die gevonden worden uploaden. De weergave is echter beperkt tot 1 maand of minder (omwille van de logica in cheQpoint).


Je kan deze periode ook wijzigen onderaan in het volgende scherm:






















Alle lijnen met een groen vinkje voor, matchen. Matchen wil zeggen dat de gegevens uit Sodexo en de gegevens die worden gevonden in de planning van cheQpoint 100% hetzelfde zijn.

Wanneer je op de groene knop 'Valideren' klikt (links bovenaan), worden enkel de lijnen met een groen vinkje gevalideerd. In cheQpoint worden deze planningsitems automatisch op 'gevalideerd' gezet.


Onderaan in ons voorbeeld zie je:

  •  dat er 9 pagina's zijn
  • zie je zoals eerder gezegd de datum die je kan wijzigen. Als je de datum hebt gewijzigd moet je altijd op de groene knop  klikken om de wijziging in datums door te voeren.
  • aan de rechterzijde zie je om hoeveel prestaties het gaat.


Het is mogelijk om te filteren. Elke kolom die je hier ziet laat toe om te filteren. Alfabetisch of door een specifieke waarde in te geven.

Dit is vooral handig om te filteren op de kolom 'overeenstemming' (niet zichtbaar in het voorbeeld). 

Voor een volledig overzicht van alle kolommen zie: HAN0000: Inlezen EDC's


Zodra je op 'Valideren' klikt, verschijnt er in de rechterbovenhoek een voortgangspercentage 

Wanneer het valideren voltooid is, verschijnt er in de rechterbovenhoek een groene melding met 'Validatie voltooid' en komt er achter de enveloppe een 1 te staan.


Alle prestaties waarvoor geen overeenstemming is, moet je nakijken. dit kan in het scherm 'Overzicht toegekende cheques' of in het scherm 'Overzicht anomaliën terugbetaling'.


'Gegevens' - 'Planning' - 'Overzicht anomalieën terugbetaling' 


In dit scherm is er een extra kolom met de 'reden' voorzien. 

Het is aan te raden om eerst de validatie te doen zodat de prestaties met overeenstemming niet meer voorkomen in deze lijst. Je kan ook filteren op overeenstemming.


De reden geeft een indicatie waarom er geen overeenstemming is en kan het gemakkelijker maken om het probleem te vinden.