Documentatie EDC valideren
Algemeen
Dit document legt uit hoe je elektronische dienstencheques kan verwerken via CheQpoint. We beschrijven het inlezen, valideren, problemen oplossen, manueel verwerken en rapportering.
Activatie
Verwerken van EDC is een module die geactiveerd moet worden per omgeving.
We activeren deze module gratis voor klanten die nu al hun cheques valideren via PratoHome. De jaarlijkse kost blijft ook onveranderd door deze activatie.
Indien je deze module wilt toevoegen aan je CheQpoint dan contacteer je best customercare@prato.be. voor een offerte.
Rollen rechten
De module moet actief zijn.
Het inlezen van EDC is voor alle consulenten beschikbaar.
Het valideren en het rapport is enkel beschikbaar voor administrators. We valideren alle kantoren. Dit is de reden waarom enkel de administrator de cheques kan valideren.
Inlezen van EDC
Klik op bestand en erna op Inlezen elektronische cheques…
Selecteer het Excel bestand dat je gedownload hebt van de Sodexo website en klik op volgende.
Hierna krijg je een overzicht van alle statussen die in het bestand voorkomen alsook de periode. Onderstaand voorbeeld is van een gemanipuleerde Excel.
Als alles goed ingelezen is krijg je volgende melding.
Fout bij het inlezen van Excel
Als er iets fout gaat bij het inlezen kan je het volgende proberen :
Bestand opnieuw downloaden van de Sodexo website en het inlezen zonder het eerst te openen. Het kan voorvallen dat Excel een aantal eigenschappen aanpast van het bestand waardoor we het niet kunnen inlezen
Open de Excel en kijk het aantal kolommen na. We verwachten dat tot kolom X ingevuld is.
De naam van de eerste kolom is “Work ID”
De naam van de laatste kolom is “Number of SV refunded 3”
Indien je een ander formaat hebt dan moet je contact opnemen met Sodexo.
Valideren EDC
Klik op Extra en erna op Validatie prestaties Sodexo
Volgend scherm is nu zichtbaar.
Van & tot en met:
Via de Datum van en Datum tot en met kan je de periode die je wil valideren ingeven. Hier zit geen beperking op. Weet wel dat hoe groter de periode hoe langer het duurt eer je een resultaat krijgt.
Papier & Elektronisch:
Hier kan je aanduiden welke type cheques je kan valideren.
Als papieren cheques validatie niet beschikbaar is dan duiden we standaard elektronisch aan.
Preview:
We halen alle gegevens op voor de gevraagde periode en vergelijken deze met de CheQpoint gegevens.
De resultaten zijn zichtbaar in het scherm. We vullen de waardes van “Te valideren, reeds gevalideerd, match zonder cheques en geen match in.
Te valideren:
Dit zijn het aantal Sodexo records die je kan valideren.
Reeds gevalideerd:
Aantal Sodexo records die al gevalideerd zijn.
Match zonder cheques:
Er is een overeenkomst (klant en HHH) tussen CheQpoint en Sodexo maar er zijn nog geen cheques toegekend.
Reden kan zijn prestaties nog niet geaccepteerd door de klant.
Klant heeft geen cheques.
Geen match:
Er is geen overeenkomst tussen CheQpoint en Sodexo. In een volgend hoofdstuk gaan we hier verder op in.
Rapport details:
Je krijgt een overzicht van de huidige status voor de gevraagde periode in Excel vorm. We valideren geen cheques in deze stap. In een volgend hoofdstuk gaan we hier verder op in.
We halen de gegevens uit het geheugen indien je al op preview klikte. Indien we geen data in het geheugen hebben zoeken we deze opnieuw op.
Validatie:
We valideren de cheques en planning die klaar staan ter validatie. In een volgend hoofdstuk gaan we hier verder op in.
We halen de gegevens uit het geheugen indien je al op preview of rapport details klikte. Indien we geen data in het geheugen hebben zoeken we deze opnieuw op.
Annuleer of X:
Dit sluit het scherm af
Rapport details
ID Sodexo: Id dat Sodexo geeft aan deze rij.
Datum: Datum van prestaties.
Aantal cheques: Aantal op dit moment toegekende cheques.
Aantal uren: Aantal geregistreerde gewerkte uren bij Sodexo.
Verwachte cheques: Aantal cheques dat CheQpoint verwacht.
Naam werknemer: Naam van de werknemer
CheQpoint ID werknemer: Indien gevonden de CheQpoint id van de werknemer.
Kantoor werknemer: Kantoor van de werknemer. Per gekoppeld kantoor hebben we één rij. Indien de werknemer gekoppeld is aan 2 kantoren dan dupliceren we de rij.
Rijksregisternummer: Rijksregisternummer van de werknemer
Login EDC werknemer: Login EDC werknemer
Naam particulier: Naam van de particulier
CheQpoint ID particulier: Indien gevonden de Id van de particulier.
Gebruikersnummer particulier: Sodexo gebruikersnummer van de particulier.
Type cheque: Papier of elektronisch
Sodexo status: Status van de cheques volgens Sodexo
Huidige CheQpoint status: Dit is de huidige status voor de validatie en kan zijn
Nog niet verwerkt
Uren zijn verschillend
Fout type cheque
Geen match tussen HHH en particulier
Geen cheques aanwezig
Verwerkt, maar prestaties nog niet volledig betaald
Verwerkt en prestaties volledig betaald
Manueel afgehandeld
CheQpoint status na validatie: Dit is de status na de validatie en bevat dezelfde waardes als hierboven.
Extra uitleg
Uren zijn verschillend
In kolom D en E kan je het verschil terug vinden. Nu heb je de optie om de planning in CheQpoint aan te passen ofwel het aantal uren in Sodexo
Fout type cheque
In kolom N zie je welk type cheque je hebt ontvangen. Dit kan je dan corrigeren in de CheQpoint planning.
Kolom (G) CheQpoint ID werknemer is leeg
Voor dit rijksregisternummer vinden we geen HHH terug in CheQpoint
Kolom Gebruikersnummer particulier (M) is leeg
Voor dit Sodexo gebruikers nummer vinden we geen klant terug in CheQpoint. We houden geen rekening met welk nummer standaard is.
Geen match tussen HHH en particulier
Dit wil zeggen dat we in CheQpoint geen effectieve planning terugvinden op die dag, die gekoppeld is aan de particulier en de HHH.
De verwachte cheques in kolom E zijn daarom ook 0.
Via de naam of id van de werknemer kan je de planning van de HHH raadplegen. Nu moet je nakijken of op de desbetreffende dag er een planning aanwezig waarvoor we cheques verwachten en die gekoppeld is aan de particulier. Deze koppeling doen we via de kolom gebruikersnummer particulier.
Geen cheques aanwezig
De klant heeft de prestaties nog niet bevestigd of heeft helemaal geen cheques meer in zijn portefeuille
Verwerkt, maar prestaties nog niet volledig betaald
De klant heeft de prestaties bevestigd maar heeft niet voldoende cheques om de hele prestatie te betalen.
In kolom C kan je zien hoeveel cheques er zijn toegekend. Na het valideren zie je dit ook in de planning. Er zijn bv 2 van de 4 cheques toegekend.
Verwerkt, en prestaties volledig betaald
De cheques zijn toegekend en de planning in CheQpoint is gevalideerd.
Validatie
We valideren alle cheques die klaar staan om te valideren binnen de aangeduide periode. Als het valideren gedaan is krijg je volgende popup.
Na het valideren zijn de effectieve planning gevalideerd zoals je hieronder kan zien.
Manuele afhandeling prestaties Sodexo
Via deze weg kan je Sodexo prestaties markeren als verwerkt. Dit doe je enkel als het echt niet mogelijk is om ze automatisch te valideren.
Door ze manueel te markeren als afgehandeld verdwijnen ze uit de “foutenlijst”.
Klik op extra en erna op Manuele afhandeling prestaties Sodexo.
Hier kan je de Sodexo Id ingeven. Deze vind je terug in kolom (A) ID Sodexo.
We vullen alle beschikbare gegevens in als je op de knop Zoek op klikt. Als je nu op Markeer als afgehandeld klikt dan passen we de status aan van Anomalie naar Manueel afgehandeld.
Je kan dit ook terugvinden in het rapport in kolom (P) huidige CheQpoint status.
Rapport elektronische prestaties Sodexo
Klik op rapportering, administratie en erna op Rapport elektronisch prestaties Sodexo.
Hier krijg je hetzelfde rapport als rapport details.
Rapport ontbrekende elektronische prestaties Sodexo
Klik op rapportering, administratie en erna op Rapport ontbrekende elektronisch prestaties Sodexo.
Bij het valideren vergelijken we alle Sodexo gegevens met onze CheQpoint planning. In dit rapport doen we het omgekeerde. We vergelijken onze CheQpoint planning met de gegevens van Sodexo.
Voor elke planning in de periode die elektronische cheques verwacht doen we een vergelijking met de Sodexo gegevens.
Indien we op de datum van de planning geen Sodexo gegevens vinden voor de HHH en de klant dan tonen we dit in het rapport.
We kijken het aantal uren niet na enkel of er een match is.
Sodexo Cheques met status (9) geannuleerd nemen we niet mee in onze matching.
Het rapport ziet er als volgt uit
