Hieronder worden enkele veelvoorkomende scenario’s beschreven die zich in de praktijk kunnen voordoen bij vergissingen bij de contractopmaak voor flexi-jobs. Voor elk scenario wordt telkens een oplossing voorzien in de vorm van een kort stappenplan.
Belangrijk is dat de stappen steeds in chronologische volgorde worden uitgevoerd!
Hierbij wordt best ingegrepen op het eerste niveau van zodra er zich een issue voordoet en dus voorafgaand aan het doorlopen van de volledige verloningsflow. Hoe verder gevorderd in deze flow hoe ingrijpender de stappen die doorlopen moeten worden.
Opgelet: onderstaande werkwijze is enkel voor verloning in Hiant.
SCENARIO 1: “Laattijdige” flexi indien er nog geen contract gemaakt werd in PF
Manueel via website van de RSZ een dimona aangifte type “FLX” verrichten. Je zal dan de waarschuwing krijgen dat deze laattijdig is en dat de gewone bijdragen verschuldigd zijn. Dit dimonanummer moet je noteren want deze heb je in de volgende stap nodig
Contract aanmaken in PratoFlex op het “statuut met gewone bijdragen” (vb. 115, 195) + manueel het dimonanummer toevoegen van de dimona aangifte (zie voorgaande stap)
Op dit contract moet je het vinkje Notie FL (laattijdige flexi) aanduiden
SCENARIO 2: “Laattijdige” flexi indien er reeds een flexi-job contract gemaakt werd in PF maar dit contract nog niet verloond werd
Indien er reeds een contract werd aangemaakt in PratoFlex met een Flexi statuut en een dimona type “FLX” met foutmelding laattijdig en het contract is nog niet verloond dan kan je het statuut van dit contract nog wijzigingen naar het juiste statuut met de gewone bijdragen (vb. 115, 195)
Op dit contract moet je het vinkje Notie FL (laattijdige flexi) aanduiden
SCENARIO 3: “Laattijdige” flexi indien er reeds een flexi-job contract gemaakt werd in PF en dit contract reeds verloond werd
Indien er reeds een contract werd aangemaakt in PratoFlex met een Flexi statuut en een dimona type “FLX” met foutmelding laattijdig en het contract is onterecht verloond op basis het voordelige Flexi statuut.
In het kader van dit scenario werden bepaalde meldingen hieromtrent niet nagekeken of genegeerd
In de DmfA zal dit een foutmelding gegeven aangezien bij een laattijdige flexi de gewone RSZ bijdragen verschuldigd zijn.
Ga naar de prestatie-ingave en annuleer de prestaties
Loonrun aanmaken, annulatie toevoegen, berekenen en boeken (deze stap gebeurt door je dossierbeheerder indien je klant bent bij Payroll Flex). De persoon komt hierdoor op een negatief loon, wat je manueel zal moeten ingeven bij een volgende verloning. Er gebeurt in dit geval dus geen automatische verrekening!
Ga naar de personenfiche en maak zo nodig het correcte statuut aan - hierdoor wordt er een nieuw werknemernummer aangemaakt
Nieuw contract aanmaken op het correcte statuut en werknemernummer in PratoFlex. Op dit contract moet je het vinkje Notie FL (laattijdige flexi) aanduiden. Op dit contract moet je manueel het dimonanummer van het oude contract toevoegen
Door het annuleren is het oude contract een betaalcontract geworden in PratoFlex. Ticket aanmaken bij CC voor het verwijderen van het dimonanummer en daarna het contract.
Opgelet: annuleer het contract niet zelf, want dan wordt ook de dimona FLX geannuleerd!
Prestaties ingeven op het nieuwe contract. Boek het negatieve loon van de annulatie in de prestaties in via code 683. Zet de prestaties klaar voor verloning
Loonrun aanmaken, prestaties op het nieuwe contract toevoegen, berekenen en boeken (deze stap gebeurt door je dossierbeheerder indien je klant bent bij Payroll Flex)
SCENARIO 4: “Laattijdige” flexi als er onmiddellijk in PF een contract op het statuut met gewone bijdragen gemaakt en verloond werd
Op dit contract kan men het vinkje Notie FL (laattijdige flexi) aanduiden indien men van oordeel is dat de voorwaarden hiertoe voldaan zijn (zie toelichting ivm gebruik Notie FL).
Opgelet: In de DmfA zal dit scenario nog steeds een foutmelding genereren aangezien er geen "laattijdige" dimona FLX werd verricht (in dit geval is er enkel een dimona OTH).
Desgevallend manueel laattijdige dimona “FLX” aangeven en oude dimonanummer annuleren via de website van de RSZ en het nieuwe dimonanummer handmatig invullen op het contract (specifiek recht in PF).
De toepassing hiervan is steeds op eigen verantwoordelijkheid!
SCENARIO 5: Verkeerd statuut flexi-job (vb. 7195 ipv 7295) indien nog niet verloond
Indien er reeds een contract werd aangemaakt in PratoFlex met een Flexi statuut en een dimona type “FLX” maar het moest een ander Flexi statuut zijn dan kan je het statuut van dit contract nog wijzigingen naar het juiste statuut Flexi statuut zolang dit niet verloond werd.
SCENARIO 6: Verkeerd statuut flexi-job (vb. 7195 ipv 7295) indien reeds verloond
Ga naar de prestatie-ingave en maak een herziening aan
Herziening openen in PratoFlex en de codes in de herziening verwijderen en de herziening klaarzetten voor verloning
Loonrun aanmaken, herziening toevoegen, berekenen en boeken (deze stap gebeurt door je dossierbeheerder indien je klant bent bij Payroll Flex)
Nieuw contract aanmaken op het correcte statuut met hetzelfde dimona type FLX in PratoFlex en de dimona status van dit contract op ‘Geblokkeerd’ zetten via Acties - Dimona - (De)blokkeren contracten voor aangifte
Prestaties ingeven op het nieuwe contract en deze klaarzetten voor verloning - het negatieve loon van de herziening zal automatisch worden afgehouden van de nieuwe verloning
Loonrun aanmaken, prestaties op het nieuwe contract toevoegen, berekenen en boeken (deze stap gebeurt door je dossierbeheerder indien je klant bent bij Payroll Flex)
! Het oude contract mag niet verwijderd worden.