Dans la pratique, nous avons constaté qu'il y a, dans certains cas, des ambiguïtés concernant la manière dont les erreurs lors de la rédaction des contrats pour les flexi-jobs peuvent être corrigées. Nous avons énuméré ci-dessous plusieurs scénarios qui peuvent se produire dans la pratique, avec pour chacun d'entre eux, un plan d'action succinct. 


Il est important que les étapes soient toujours effectuées dans l'ordre chronologique !


Il est préférable d'intervenir au premier niveau dès qu'un “problème” survient et donc avant tout le processus de rémunération. Plus on avance dans ce processus, plus les étapes à suivre sont complexes.


Attention : La méthode ci-dessous est uniquement valable pour la rémunération en Earnie.



SCÉNARIO 1 : "Flexi tardif" si aucun contrat n'a encore été établi dans PratoFlex

  1. Effectuer manuellement une déclaration Dimona via le site de l’ONSS, type "FLX". Vous recevrez un avertissement indiquant que la déclaration est tardive et que les cotisations normales sont dues. Vous devrez noter le numéro Dimona, car il sera nécessaire à l'étape suivante.

  2. Créer un contrat dans PratoFlex avec le "statut avec cotisations normales" (ex. 115, 195) et ajouter manuellement le numéro Dimona (voir étape précédente).

  3. Dans ce contrat, cochez l'option “Notion FL” (flexi-job tardif).


SCÉNARIO 2 :  "Flexi tardif" si un contrat Flexi a déjà été créé dans PratoFlex mais n'a pas encore été rémunéré

  1. Si un contrat a déjà été créé dans PratoFlex avec un statut Flexi et une déclaration Dimona de type "FLX" avec un message d'erreur tardif, et que le contrat n'a pas encore été rémunéré, vous pouvez modifier le statut de ce contrat vers le statut correct avec cotisations normales (ex. 115, 195).

  2. Sur ce contrat, cochez l'option Notion FL (flexi tardif).


SCÉNARIO 3 :  "Flexi tardif" si un contrat Flexi a déjà été créé dans PratoFlex et a déjà été rémunéré

  1. Si un contrat a déjà été créé dans PratoFlex avec un statut Flexi et une déclaration Dimona de type "FLX" avec un message d'erreur tardif, et que le contrat a été payé à tort sur la base du statut Flexi avantageux.

  2. Certaines notifications à ce sujet n'ont pas été vérifiées ou ont été ignorées.

  3. Cela générera une erreur dans la DmfA, car pour un flexi tardif, les cotisations sociales normales sont dues.

  4. Allez dans la saisie des prestations et créer une correction

  5. Ouvrez la correction dans PratoFlex et supprimez les codes dans la correction 

  6. Créez un nouveau contrat avec le statut correct (par exemple 115, 195). Cochez l'option “Notion FL” (flexi tardif) dans ce contrat et ajoutez manuellement le numéro Dimona de l'ancien contrat.

  7. Encodez les prestations sur le nouveau contrat et mettez cette nouvelle prestation en même temps que la correction sur “prêt pour la rémunération”.

  8. Envoyez les prestations pour le paiement et effectuez le paiement de ces 2 prestations ensemble. Le montant négatif de la correction sera automatiquement déduit du calcul de paie du nouveau contrat (contrôler). Si vous êtes client de Prato Payroll, c'est votre Payroll Consultant qui s'occupe de cette étape. 

  9. Ouvrez un ticket auprès du Customer Care et demandez de vider le champ du numéro Dimona de l’ancien contrat. Après confirmation par customer care, l'ancien contrat peut être supprimé. 


SCÉNARIO 4 :  "Flexi tardif" si un contrat a été immédiatement créé et rémunéré dans PratoFlex avec le statut des cotisations normales

Sur ce contrat, vous pouvez cocher l'option Notion FL (flexi tardif) si vous estimez que les conditions sont remplies (voir explication concernant l'utilisation de Notion FL).

Attention : Ce scénario générera toujours une erreur dans la DmfA car aucune déclaration Dimona FLX tardive n'a été effectuée (dans ce cas, seule une déclaration Dimona OTH a été réalisée).

Dans ce cas, introduisez manuellement une déclaration Dimona tardive "FLX" et annulez le numéro Dimona ancien via le site de l’ONSS, puis remplissez manuellement le nouveau numéro Dimona dans le contrat (= droit spécifique dans PratoFlex).

L'application de cette procédure est toujours sous votre propre responsabilité !


SCÉNARIO 5 :  Statut incorrect du flexi-job (ex. 7195 au lieu de 7295) si non rémunéré

Si un contrat a déjà été créé dans PratoFlex avec un statut Flexi et une déclaration Dimona de type "FLX", mais que ça devait être un autre statut Flexi, vous pouvez modifier le statut de ce contrat vers le statut Flexi correct tant qu'il n'a pas encore été rémunéré.


SCÉNARIO 6 :  Statut incorrect du flexi-job (ex. 7195 au lieu de 7295) si déjà rémunéré

  1. Allez dans la saisie des prestations et créez une correction.

  2. Ouvrez la correction dans PratoFlex, supprimez les codes dans la correction

  3. Créez un nouveau contrat avec le statut correct et le même type Dimona FLX dans PratoFlex et mettez le statut Dimona de ce contrat sur 'Bloqué' via Actions - Dimona - (Dé)bloquer pour déclaration.

  4. Encodez les prestations sur le nouveau contrat et mettez cette nouvelle prestation en même temps que la correction sur “prêt pour la rémunération”.

  5. Envoyez les prestations pour le paiement et effectuez le paiement de ces 2 prestations ensemble. Le montant négatif de la correction sera automatiquement déduit du calcul de paie du nouveau contrat (contrôler). Si vous êtes client de Prato Payroll, c'est votre Payroll Consultant qui s'occupe de cette étape.

Important : L'ancien contrat ne peut pas être supprimé.