Wanneer je een nieuwe werknemer aanmaakt, is het belangrijk om een theoretische planning aan te maken.
In het tabblad 'Theoretische planning' van de werknemersfiche, kan je via de groene plus een nieuwe theoretische planning aanmaken.
Om iets te kunnen wijzigen, klik je altijd eerst op de knop 'Bewerken'.
Door te klikken op het groene kruisje, krijg je een tweede scherm waar je de startdatum (en eventueel einddatum) van de theoretische planning kan kiezen. Standaard staat de startdatum op vandaag.
Zodra je op 'OK' klikt, krijg je een lege theoretische planning.
Vanaf dat moment kan je beginnen met de theoretische planning op te vullen.
- Bovenaan zien we de startdatum van de theoretische planning met daarachter de opties om een nieuwe theoretische planning aan te maken, de theoretische planning te verwijderen of een theoretische planning tussen te voegen (nummer 1 in de screenshot).
- Hieronder wordt de startdatum van de theoretische planning herhaald. In sommige omgevingen kan de startdatum aangepast worden zolang er geen volgende theoretische planning is aangemaakt, in andere omgevingen is dit niet mogelijk.
- 'Week 1 van 1' geeft de cyclus aan. In het screenshot is er slechts één week aangemaakt en werkt onze werknemer elke week volgens dezelfde uren.
- Achter de week zien we de kalenderweek waarin de planning van start gaat, gevolgd door de knoppen om een extra week toe te voegen, een week te verwijderen of de huidige week te kopiëren (nummer 2 in het screenshot).
- 'Weekoverzicht' toont ons een visuele weergave van de theoretische planning. 'Lijst' toont een lijst van de ingeplande particulieren, op de ingeplande dagen en uren.
- Aan de rechterkant zien we de knop 'Afdrukken'. Via deze knop kunnen we de theoretische planning afdrukken en meegeven aan de werknemer.
- 'Vorige' en 'Volgende' laat ons toe om te wisselen tussen de weken wanneer er meerdere zijn in een cyclus.
In de weekagenda kan je de voorkeuren van de werknemer aanduiden. Deze voorkeuren worden visueel weergegeven als gekleurde balken. Deze gekleurde balken zijn ook zichtbaar in de vervangingsmodule om het matchen tussen prospect/particulier en kandidaat/werknemer
Je kan via de linkermuisknop slepen om een bepaalde periode te selecteren of je kan een willekeurig dagdeel aanduiden met de linkermuisknop. Met de rechtermuisknop kan je het menu oproepen om een dagdeel, een ganse dag of de hele week te selecteren.
Als je een bepaalde periode geselecteerd hebt, kan je uit de volgende opties kiezen:
- Blokkeringsmoment: weergegeven door een rode balk (in het voorbeeld op woensdag). Bij een blokkeringsmoment geeft de werknemer aan dat hij op dit tijdstip echt niet wenst te werken. Het gaat in de vervangingsmodule onmogelijk zijn om hier een particulier in te plannen.
- Gewenst vrij: weergegeven door een oranje balk (in het voorbeeld op dinsdag). Gewenst vrij geeft aan dat de werknemer bij voorkeur niet werkt op dit tijdstip. Maar het is mogelijk om in de vervangingsmodule een particulier in te plannen.
- Neutraal: geen zichtbare balk in de agenda. Deze voorkeur wordt niet aangeduid omdat de werknemer geen keuze uitspreekt.
- Voorkeursmoment: weergegeven door een groene balk (in het voorbeeld op maandag). Voorkeursmoment geeft aan dat de werknemer op dat tijdstip graag wil werken.
Dezelfde keuzes zijn mogelijk in de tijdsblokken:
- Hele dag
- Voormiddag
- Middag
- Namiddag
Voor de dag of dagdelen kan je een willekeurig moment selecteren binnen de dag in kwestie.
Het begin -en einduur van een dagdeel kan op ondernemingsniveau worden ingesteld door de administrator via de 'Globale instellingen' - tabblad 'Kalender & uren'.
Vergeet niet om de fiche op te slaan wanneer je klaar bent!