Voordat de verloning van de prestaties wordt gedaan, is het belangrijk om de kilometers en kilometervergoedingen correct te berekenen.
Voorbereiding
Daarom is het aangeraden om enkele dagen voordat de lonen moeten worden doorgestuurd/doorgegeven de rapporten 'ongeldige adressen' te trekken, om te controleren welke adressen foutief zijn en een probleem kunnen opleveren bij de kilometerberekening.
Via 'Rapportering' - 'Werknemers' - 'Ongeldige adressen' of 'Rapportering' - 'Particulieren' - 'Ongeldige adressen' kan je deze rapporten oproepen.
Standaard staat het kantoor waarin je je bevindt aangeduid.
Bij het klikken op 'Afdrukken', moet je in het volgende venster nog een naam geven aan het bestand. Bv. 'Ongeldig'; het bestand wordt altijd in excel of open excel gegenereerd zodra je op save/opslaan klikt.
Het selectiescherm 'Ongeldige adressen' staat nog open.
Via het kruisje rechtsboven mag het gewoon gesloten worden zodat je kan verderwerken. Het proces blijft achterliggend lopen en je krijgt een melding wanneer het klaar is.
A.d.h.v. het gegenereerde rapporten kan je de adressen aanpassen die fouten geven zodat de kilometerberekening vlot kan verlopen.
Kilometerberekening
Via 'Scherm' - 'Km berekening...' open je de module.
Vervolgens opent de wizard en kan je de werknemers laden (stap 1).
Standaard staat het kantoor waarin je je bevindt geselecteerd, maar je kan elk kantoor waartoe je toegang hebt kiezen of 'Alle kantoren'.
Default staat de maand waarin je je bevindt aangeduid, je kan deze makkelijk wijzigen via de knoppen of het drop downmenu.
De knop 'Laad werknemer', toont alle werknemers met een effectieve planning (= kalender).
Als de theoretische planning voor een werknemer niet is gekopiëerd naar de effectieve planning, kunnen er geen kilometers berekend worden en komt de werknemer niet voor in de lijst.
Wanneer je tevreden bent met je selectie ga je naar 'Stap 2'.
In het volgende scherm (stap 2) kan je ervoor kiezen om de kilometers voor alle werknemers te berekenen of een selectie van werknemers door ze aan of uit te vinken.
Via de knoppen 'Alles selecteren' of 'Selectie omkeren' kan je met één druk op de knop iedereen of niemand selecteren.
Wanneer je tevreden bent met de selectie klik je op 'Start berekening'.
De knop 'Overslaan en naar stap 3' gebruik je hoogst uitzonderlijk (bv. wanneer er wijzigingen zijn aan de vergoedingen waarvoor geen herberekening van de afstand nodig is)!
De voortgansbalk in de screenshot hieronder, toont hoe ver het proces is in de kilometerberekening.
Ondanks een goede voorbereiding (zie rapporten ongeldige adressen bovenaan dit artikel), is het mogelijk dat een adres niet gevonden wordt.
Wanneer dit scherm verschijnt, is het de bedoeling dat er een correct km adres wordt ingegeven.
Nadat een correct adres is ingegeven, kan je op 'OK' klikken, het adres wordt onmiddellijk gecontroleerd en als het vinkje: 'Dit adres opslaan als nieuw km-adres indien het geldig is' staat aangevinkt, wordt het ook in de fiche aangepast.
Door op 'Annuleren' of het kruisje (rechtsboven) te klikken, gaat de berekening verder zonder deze route te berekenen.
Voor die dagen zijn dus geen kilometers berekend en ga je ook geen vergoeding kunnen berekenen!
Na de berekening van de kilometers heb je drie mogelijke meldingen:
- alles: alle routes zijn correct berekend en je kan nu de vergoedingen berekenen
- niet nodig (geen verplaatsingen): er zijn geen km's berekend omdat de werknemer zich niet verplaatst heeft (bv. omwille van vakantie of ziekte)
- gedeeltelijk (vb 2/5 routes): slechts een gedeelte van de routes is correct berekend waardoor de vergoeding niet correct berekend kan worden. Deze melding kan enkel voorkomen nadat het scherm 'Ongeldig adres kilometerberekening' is geannuleerd of gesloten via het kruisje.
Wanneer je enkel de eerste twee meldingen hebt na het berekenen van de kilometers kan je kiezen voor opslaan en naar stap 3.
Onderstaande melding verschijnt:
Het laatste scherm (stap 3) heb je de mogelijkheid om werknemers uit te sluiten waarvoor geen vergoedingen mogen berekend worden (bv. omdat deze nog gecorrigeerd moeten worden).
Zodra je op de knop 'Start berekening' klikt, verschijnt er een voorgangsbalk gevolgd door de melding:
Je ziet dat de tabel nu ook is opgevuld met de nodige vergoedingen. Onmiddellijk kan je zien wat de bedragen zijn waar de werknemer recht op heeft.
Via de knoppen 'Afdrukken algemeen' en 'Afdrukken detail', kan je rapporten opvragen.
'Afdrukken algemeen' toont de gegevens die zichtbaar zijn op het scherm (enkel vergoedingen).
'Afdrukken detail' toont een overzicht van elke verplaatsing per werknemer met de bijhorende vergoedingen (kilometers + vergoedingen).
Vergeet ten slotte niet om de berekening op te slaan via de knop 'Opslaan'. Zoniet zijn de vergoedingen wel berekend maar worden ze niet opgeslagen!
Bij het afsluiten van het scherm via het kruisje komt er wel een melding:
Wanneer je op 'Opslaan' klikt, verschijnt de melding:
Bij het drukken op 'OK' wordt de wizard afgesloten.