Om een gebruiker aan te maken, moet je zelf de 'Administrator' rol hebben.
Enkel dan zie je de optie 'Geruikers & vestigingen' onder het menu-item 'Instellingen.
Het scherm 'Gebruikers en vestigingen' opent.
Zodra je een kantoor (links) selecteert, zie je alle actieve (icoontje van het mannetje) en passieve (mannetje met een rood kruisje) gebruikers die toegang hebben tot het kantoor.
Om een nieuwe gebruiker aan te maken, klik je op het icoon 'Gebruiker toevoegen' linksbovenaan:
Het venster 'Nieuwe gebruiker' opent.
Op het eerste tabblad 'Gegevens' noteren we de gegevens van de gebruiker.
Hier vullen we de standaard gegevens in die nodig zijn om een gebruiker te identificeren:
- Loginnaam
- Familienaam
- Voornaam
- Intern ID (niet verplicht)
- Telefoonnummer (niet verplicht )
- E-mail (niet verplicht)
- Account: Actief of Niet-actief (default actief)
Het wachtwoord kan bij aanmaak worden ingesteld.
Belangrijk om weten is dat de gebruiker een nieuw wachtwoord gaat moeten kiezen nadat hij/zij de eerste keer succesvol is ingelogd.
Wanneer je klikt op de hyperlink 'Wachtwoord instellen' opent het scherm:
Bij het kiezen van een wachtwoord zijn er een aantal voorwaarden waaraan voldaan moet worden.
Via het vraagteken, kan je de voorwaarden oproepen:
Verder is het belangrijk om mee te geven dat een gebruiker om de 3 maanden een nieuw wachtwoord moet kiezen dat voldoet aan de bovenstaande voorwaarden.
Via het volgende tabblad 'Kantoren' kan je de toegang bepalen. Tot welke kantoren heeft de gebruiker toegang?
In ons voorbeeld hierboven heeft de gebruiker toegang tot het kantoor van Hasselt. Hij kan enkel op dit kantoor inloggen en kan alleen werknemers en particulieren van dit kantoor zien en bewerken.
Default krijgt de gebruiker toegang tot het kantoor waaronder hij/zij wordt aangemaakt. In ons voorbeeld zijn we vertrokken vanuit kantoor 'Hasselt'.
Via de knop 'Toevoegen', kan je een lijst oproepen van alle beschikbare kantoren:
Het is niet nodig om de kantoren één per één toe te voegen. Via de bekende knoppen CRTL + linkermuis of SHIFT + linkermuis kan je alle gewenste kantoren selecteren en op 'OK' klikken zodat ze in één keer zijn toegevoegd.
Het derde tabblad 'Rollen' bepaalt welke rol de gebruiker heeft.
Via de knop 'Rol toevoegen', kan je het scherm oproepen waar je de rollen kan kiezen.
Standaard is er geen rol zichtbaar, dit betekent dat de rol 'Consulent' is toegekend.
Verder zijn er de rollen:
- Administrator
- Instellingenbeheerder
- Kantoorverantwoordelijke
- Collectief verlof
- Payroll
Wanneer je een rol selecteert, komt er een korte beschrijving wat de rol inhoudt.
Enkel voor de rol 'Kantoorverantwoordelijke' moet er een kantoor worden gekozen. De andere rollen zijn van toepassing op alle kantoren.
Hierbij is het belangrijk dat de gebruiker toegang heeft tot het kantoor (aangeduidt in het tweede tabblad 'Kantoren').
Zoniet komt onderstaande melding:
Zodra de rol en eventuele kantoren zijn toegekend aan de gebruiker, gaat de gebruiker de gewijzigde rechten zien wanneer hij/zij de volgende keer inlogt in cheQpoint.