Prato

De standaard vervangingsmodule zit inbegrepen in cheQpoint.

Via de sneltoets F10 of 'Scherm' - 'Vervanging' open je de vervangingsmodule.

In de vervangingsmodule vinden we 3 tabbladen:

• Eenmalig werknemers
• Eenmalig particulieren
• Permanent werknemers

De namen van de tabbladen geven aan waar het om gaat.

Eenmalige werknemers, zijn werknemers die een vaste klant hebben maar waarvan de vaste klant heeft afgezegd bv. omwille van verlof.

Wanneer een afwezigheidscode bij de klant wordt ingegeven, wordt de werknemer automatisch opgenomen in de vervangingingsmodule.

Eenmalige particulieren zijn particulieren die een vaste huishoudhulp hebben, maar omwille van de tijdelijke afwezigheid van de werknemer en omdat ze aangegeven hebben dat ze vervanging willen, zijn ze opgenomen in de vervangingsmodule.

Permanent werknemers zijn werknemers die openstaande contracturen hebben of extra uren willen, afhankelijk van de gekozen filter (waarover verder in dit artikel meer).

Eenmalig werknemers

 Bij de eenmalig werknemers zien we
- eerst de naam van de werknemer

-  gevolgd door de dag en het uur waar de werknemer contracturen heeft.

- de naam van de vaste klant staat in de volgende kolom

- gevolgd door de reden waarom de werknemer in de vv-module voorkomt.

- tot slot zien we de postcode van de woonplaats van de werknemer

- gevolgd door het standaard vervoersmiddel van de werknemer.

In de tweede helft van het scherm zien we de kalender van de werknemer in de geselecteerde week. Achter de hyperlink 'legenda', zit de uitleg van de gebruikte symbolen en kleuren. 

Bij het selecteren van een werknemer in de lijst, stelt het systeem onderaan meteen mogelijke matches voor.

Zoals in het voorbeeld getoond wordt, worden de voorstellen gerangschikt in volgorde van afstand (KM's).

Om de vervanging door te voeren volstaat het om bovenaan de werknemer te selecteren en met de linkermuisknop ingehouden te slepen naar de particulier waarmee je wil matchen.

Zolang de vervanging niet kan doorgevoerd worden, is de muiswijzer een verbodsteken. Zodra je op een mogelijke vervanging staat, wijzigt de muiswijzer naar een pijl met een kader.

Zodra je de muis loslaat en de vervanging correct is, verschijnt er een tussenscherm zodat je de gegevens kan nakijken:

Standaard worden de uren van de werknemer genomen omdat dit de wettelijke contracturen zijn, maar het is mogelijk om te kiezen voor de optie 'neem uren particulier'. In dat geval worden de uren genomen waarop de particulier normaalgezien hulp krijgt.

Wanneer je op OK klikt, wordt de vervanging doorgevoerd en vraagt het systeem of je wil gaan kijken naar de doorgevoerde vervanging in de effectieve planning:

Indien je kiest voor 'No' blijf je in de vv-module.

Bij 'yes' wordt de vv-module te slapen gelegd en krijg je de effectieve planning te zien van de werknemer waar je de vervanging hebt doorgevoerd.

Zoals je in het voorbeeld hierboven kan zien, krijgen planningsitems die een vervanging zijn een wit kader rond de naam van de particulier om visueel aan te duiden dat het om een vervanging gaat in plaats van het tweede planningsitem waar een vaste klant in staat.

Mocht je geen resultaten krijgen of wanneer je niet tevreden bent met de resultaten die je krijgt, kan je de filters wijzigen in het midden van de pagina.

Standaard wordt er gezocht op particulieren die eenmalig vervanging willen in dezelfde week waarin de werknemer een klant nodig heeft. Maar het systeem laat toe om een andere week te selecteren of zelfs om in de weken voor en na de week waarin de werknemer vervanging nodig heeft te zoeken.

Daarnaast is er de optie om particulieren op te roepen die permanent vervanging zoeken.

Er kan gewisseld worden van kantoor en de maximum kilometers waarbinnen gezocht worden kunnen uitgebreid worden. Houdt er wel rekening mee dat deze afstanden in vogelvlucht worden berekend.

Vergeet ook niet om na elke wijziging van een filter op 'OK' te klikken om het systeem te laten zoeken adhv de nieuwe filters.

Eenmalig particulieren

Eenmalig particulieren werkt vanuit de andere kant. In dit tabblad kan je een lijst oproepen van de particulieren die in de loop van de gekozen periode vervanging wensen.

Verder is de werkwijze identiek aan de werkwijze van het tabblad éénmalig werknemers.

Bovenaan de pagina vind je een overzicht van de gegevens van de particulier die vervanging wenst:

- eventuele opmerkingen

- de naam van de particulier

- de datum en tijd waarop de particulier normaalgezien hulp krijgt

- de naam van de vaste huishoudhulp

- de postcode van de partculier

Zodra we een particulier uit de lijst geselecteerd hebben, gaat het systeem voorstellen doen adhv de gekozen filters:

We zien eerst de gegevens van de particulier met daaronder de dag van de week waarop hij/zij normaalgezien hulp krijgt.

Bij de werknemers staat hun standaardvervoersmiddel (in het voorbeeld 'wagen') en wanneer zij openstaande contracturen hebben.

Achter de hyperlink 'legenda', zit de uitleg van de gebruikte symbolen en kleuren. 

Om de vervanging door te voeren volstaat het om bovenaan de particulier te selecteren en met de linkermuisknop ingehouden te slepen naar de werknemer waarmee je wil matchen.

Zolang de vervanging niet kan doorgevoerd worden, is de muiswijzer een verbodsteken. Zodra je op een mogelijke vervanging staat, wijzigt de muiswijzer naar een pijl met een kader.

Zodra je de muis loslaat en de vervanging correct is, verschijnt er een tussenscherm zodat je de gegevens kan nakijken:

Standaard worden de uren van de werknemer genomen omdat dit de wettelijke contracturen zijn, maar het is mogelijk om te kiezen voor de optie 'neem uren particulier'. In dat geval worden de uren genomen waarop de particulier normaalgezien hulp krijgt.

Wanneer je op OK klikt, wordt de vervanging doorgevoerd en vraagt het systeem of je wil gaan kijken naar de doorgevoerde vervanging in de effectieve planning:

Indien je kiest voor 'No' blijf je in de vv-module.

Bij 'yes' wordt de vv-module te slapen gelegd en krijg je de effectieve planning te zien van de werknemer waar je de vervanging hebt doorgevoerd.

Zoals je in het voorbeeld hierboven kan zien, krijgen planningsitems die een vervanging zijn een wit kader rond de naam van de particulier om visueel aan te duiden dat het om een vervanging gaat in plaats van een vaste klant.

Mocht je geen resultaten krijgen of wanneer je niet tevreden bent met de resultaten die je krijgt, kan je de filters wijzigen in het midden van de pagina. 

Standaard wordt er gezocht op particulieren die eenmalig vervanging willen in dezelfde week waarin de werknemer een klant nodig heeft. Maar het systeem laat toe om een andere week te selecteren of zelfs om in de weken voor en na de week waarin de werknemer vervanging nodig heeft te zoeken.

Daarnaast is er de optie om particulieren op te roepen die permanent vervanging zoeken.

Er kan gewisseld worden van kantoor en de maximum kilometers waarbinnen gezocht worden kunnen uitgebreid worden. Houdt er wel rekening mee dat deze afstanden in vogelvlucht worden berekend.

Vergeet ook niet om na elke wijziging van een filter op 'OK' te klikken om het systeem te laten zoeken adhv de nieuwe filters.

Permanent werknemers

Permanent werknemers is het tabblad waar de werknemers naar boven komen die een nieuwe vaste klant nodig hebben en/of waar de werknemers naar boven komen die meer contracturen willen dan ze momenteel hebben.

Welke werknemers zichtbaar zijn, is afhankelijk van de gekozen filter(s) bovenaan de pagina.

Standaard zijn de wekrnemers zichtbaar met openstaande contracturen zichtbaar 

In ons voorbeeld zijn daarnaast ook de werknemers zichtbaar waarbij Q (aantal uren volgens het contract) is kleiner dan het aantal gewenste uren.

Net zoals de vorige tabbladen kent het tabblad 'permanent werknemers' de volgende opbouw:

• eventuele opmerkingen
• de naam van de werknemer
• het aantal uren van de werknemer die nog moeten worden ingevuld.
• wanneer vallen de contracturen (als ze zijn vastgelegd)
• vanaf wanneer is de werknemer beschikbaar
• de reden waarom de werknemer voorkomt in de vv-module 
• de postcode van de werknemer
• het standaardvervoersmiddel van de werknemer

In de tweede helft van het scherm krijg je een overzicht van alle particulieren die op zoek zijn naar een nieuwe vaste werknemer.

De opbouw is identiek aan het scherm in de eerste helft van de pagina met uitzondering van de kolom 'Wanneer'.

Hier duidt het systeem aan of de particulier elke week hulp zoekt: w1/1 of om de twee weken w1/2 of w2/2.

De redenen kunnen de volgende zijn:

• Te weinig uren: Een particulier heeft hulp (gehad) en in zijn theoretische planning staat aangeduid hoeveel uren hulp hij/zij wil. Deze uren zijn niet of gedeeltelijk opgevuld. Voor het ontbrekende aantal uren komt de particulier in de vv-module. Wanneer een particulier als reden 'te weinig uren' met aantal 1 in de vv-module voorkomt, is het best om de particulier te contacteren en in overleg zijn/haar gevraagde aantal uren met 1 te verminderen.
• Nieuwe particulier: dit is een particulier die een startdatum heeft maar die nog nooit hulp heeft gekregen.
• Particulier zonder hulp: dit is een particulier die in het verleden hulp heeft gehad maar momenteel geen vaste huishoudhulp meer heeft.
• Prospect: Hij/zij heeft nog geen startdatum en heeft enkel een hulpaanvraag gedaan.

De resultaten worden gerangschikt op afstand (km in vogelvlucht).

Om te matchen volstaat het om de particulier in het onderste venster te selecteren en met de linkermuisknop ingedrukt te slepen tot op de gezamelijke kalender.

Zodra je loslaat, verschijnt het overzichtsscherm.

Let op, wanneer het systeem geen contracturen heeft om mee te werken zoals in ons voorbeeld, zet hij het startuur automatisch op 9u. In ons voorbeeld overlapt dit met een bestaand planningsitem dus moeten we handmatig het startuur veranderen naar bv. 13u.

Zodra dit gebeurd is en we op 'OK' klikken, krijgen we de melding dat de vervanging succesvol is doorgevoerd.

Zoals in de andere tabbladen kunnen we de vervanging gaan bekijken via 'Yes'. Bij 'No' blijven we in de vv-module.

Het verschil is dat deze vervanging is doorgevoerd in de theoretische planning van de werknemer ipv in de effectieve planning.

Het gaat hier immers om een nieuwe vaste klant en niet om een éénmalige vervanging.