Het is mogelijk om na de export van de prestaties de planning te vergrendelen. De bedoeling is om visueel aan te geven dat de prestaties zijn doorgestuurd naar het sociaal secretariaat en te vermijden dat correcties na de export niet worden doorgegeven aan het sociaal secretariaat.
De vergrendeling wordt geactiveerd via een parameter. Afhankelijk van de ingestelde waarde gebeurt de vergrendeling automatisch bij de export naar het sociaal bureau of kan je de vergrendeling manueel triggeren.
Automatische vergrendeling
Alle klanten met een export kunnen via Extra’ - ‘Export naar sociaal bureau' de export opstarten.
Nadat de bestanden zijn gegenereerd of doorgestuurd, wordt elk planningsitem in de effectieve planning van de doorgestuurde werknemers vergrendeld. Enkel de doorgestuurde periode wordt vergrendeld.
De vergrendeling wordt visueel weergegeven door een gesloten hangslot in de rechterbenedenhoek van het planningsitem.
De vergrendeling wordt ook visueel weergegeven in het planningvenster via dezelfde afbeelding van het gesloten hangslot achter het veld ‘Prestaties’.
Samen met de vergrendeling komt achter het gesloten hangslot, de hyperlink ‘Toon Historiek’
Het startuur van een vergrendeld planningsitem kan aangepast worden maar een vergrendeld planningsitem kan niet op een andere dag worden gezet. Niet via het detailscherm van het planningsitem en niet door een item te verslepen. Wanneer je een vergrendeld planningsitem van dag wil veranderen, moet je het verwijderen en opnieuw aanmaken op de dag dat het moet staan.
Manuele vergrendeling
Als je geen export of kopppeling met het Prato sociaal secretariaat hebt, kan de je de effectieve planning manueel vergrendelen.
Via ‘Extra’ - ‘Manueel vergrendelen maandplanning’ open je een nieuw scherm.
Hier kan je het kantoor, de maand en het jaar selecteren.
Vervolgens kan je de werknemers selecteren die vergrendeld moeten worden.
Net zoals bij de automatische vergrendeling, wordt de manuele vergrendeling visueel weergegeven door een gesloten hangslot in de rechterbenedenhoek van het planningsitem. Het hangslot is zichtbaar in het weekoverzicht en in het maandoverzicht. Verder komt het ook voor in het planningvenster, samen met de hyperlink ‘Toon historiek’.
Correcties
Een vergrendeld planningsitem kan gewijzigd worden door elke gebruiker, ongeacht of de vergrendeling automatisch of manueel is gebeurd. Het systeem beschouwt dit als een correctie.
De volgende acties worden beschouwd als een correctie:
- Het manueel verlengen of verkorten van een planningsitem op de effectieve planning van de werknemer.
- Het manueel toevoegen of verwijderen van een planningsitem op de effectieve planning van een werknemer.
- Het manueel wijzigen van de prestatiecode van een planningsitem op de effectieve planning.
- Het wijzigen van een prestatiecode van een planningsitem op de effectieve planning door een bepaalde actie:
- Toevoegen/verwijderen van een ziekte in de fiche van de werknemer.
- Toevoegen/verwijderen van verlof in de fiche van de werknemer.
- Toevoegen/verwijderen van verlof in de fiche van de particulier.
Elke actie die ervoor zorgt dat de prestatiecode van een planningsitem wijzigt wordt dus beschouwt als een correctie.
De volgende acties worden niet beschouwd als een correctie:
- De wijziging van een particulier zonder verdere wijzigingen aan het planningsitem.
- De herberekening van de kilometers zonder wijzigingen aan te brengen aan de planningsitems.
- Het wijzigen van het vervoermiddel zonder verdere wijzigingen aan het planningsitem.
- Het manueel verschuiven van een planningsitem op de effectieve planning naar een ander uur (waarbij het aantal uren gelijk blijft).
Visueel worden correcties weergegeven door de rode letter ‘C’ in de rechterbenedenhoek van het planningsitem.
De ‘C’ komt voor het gesloten hangslot te staan om aan te geven dat het om een correctie op een vergrendeld planningsitem gaat. De ‘C’ komt zowel voor in het weekoverzicht als in het maandoverzicht.
Dat de letter rood is, geeft aan dat het om een correctie gaat die nog niet geëxporteerd is of waarvan de status nog niet is gezet op ‘Manueel’ via de knop ‘Markeer als manueel doorgegeven’.
Vergrendeld planningsitem met een niet verzonden correctie in de weekweergave:
Vergrendeld planningsitem met een niet verzonden correctie in de maandgave:
De visuele weergave van de correctie wordt doorgetrokken in het planning venster. Hier verschijnt de rode ‘C’ achter het gesloten hangslot.
Een planningsitem dat verwijderd wordt na vergrendeling, krijgt een afwijkende kleur.
De naam van de particulier blijft behouden, het aantal uren verdwijnt samen met de prestatiecode en wordt vervangen door ‘Verwijderde planning’. Verder krijgt het item de rode letter ‘C’ in de rechterbenedenhoek.
Dubbelklikken op het verwijderde item, opent het item en laat toe om het item eventueel terug te bewerken. Het bewerken van het item herstelt het item en wordt beschouwd als een correctie. Tenzij het verwijderde item terug gewijzigd wordt naar de originele code en de eerste correctie (nl. het verwijderden van het planningsitem) nog niet doorgestuurd was.
Wanneer een blokje verwijderd wordt en nadien op hetzelfde tijdstip een nieuw blokje wordt aangemaakt, worden beide blokjes naast elkaar weergegeven. Beide blokjes worden als correctie beschouwd aangezien dit over 2 verschillende planningsitems gaat. De correcties zijn zowel zichtbaar op de maandplanning als op de weekplanning.
Het is ook mogelijk om een correctie te ‘annuleren’ zolang ze niet verzonden/afgehandeld is.
Dit kan je door in het venster ‘Prestatie/correctie historiek op de knop ‘Annuleer correctie’ te klikken.
Export correcties
De rode ‘C’ op het planningsitem en in het planning venster verandert naar een groene ‘C’ na de export van de correcties om visueel weer te geven dat de correcties zijn doorgegeven. Het doorgeven van correcties kan op drie manieren:
- via het scherm ‘Exporteer naar sociaal bureau’
- door in het scherm ‘Prestatie/correctie historiek’ manueel op de knop ‘Markeer als manueel doorgegeven’ te klikken.
- door opnieuw manueel te vergrendelen
Correcties kunnen zowel opgenomen worden in een ‘normaal’ exportbestand als in een specifiek correctie exportbestand. Hierdoor wordt de rode ‘C’ ook gewijzigd naar een groene ‘C’ bij het opnieuw genereren van een ‘normaal’ exportbestand voor een specifieke maand.
De rode ‘C’ kan ook veranderen naar een groene ‘C’ als je binnen het historiek scherm van het planningsitem het item manueel gemarkeerd hebt als verzonden.
Na het signaal dat de gegevens geëxporteerd zijn, blijft een verwijderd planningsitem zichtbaar in de effectieve planning. Net zoals bij een andere correctie na de export, verandert de rode ‘C’ in een groene ‘C’.
De geëxporteerde items blijven vergrendeld.
Toon historiek
Nadat een planning vergrendeld is, verschijnt in het planning venster van een planningsitem de hyperlink ‘Toon historiek’. Door op deze link te klikken, opent het venster ‘Prestatie/correctie historiek.
In dit scherm wordt het oorspronkelijke planningsitem getoond en na correctie de wijzigingen aan het planningsitem.
Scherm ‘Prestatie/correctie historiek’ met vergrendelde planning:
Mockup scherm ‘Prestatie/correctie historiek’ met niet verzonden correctie:
Mockup scherm ‘Prestatie/correctie historiek’ met verzonden correctie:
Planning kopiëren
Zodra de planning vergrendeld is, kan ze niet overschreven worden door te kopiëren.
Wanneer je in de planningsmodule op de knop ‘Planning kopiëren’ klikt opent het scherm ‘Theoreritsche planning kopiëren - <naam werknemer>’.
Wanneer je een periode selecteert, gaat het systeem kijken of er vergrendelde planningsitems zijn.
Als er vergrendelde planningsitems gevonden worden binnen de gekozen periode, krijgt hij de volgende melding:
“In de geselecteerde periode bevinden zich vergrendelde planningsitems. De planning kan niet gekopiëerd worden. Gelieve een periode te kiezen zonder reeds vergrendelde planningsitems.”
Deze logica geldt ook wanneer je op de knop ‘Kopiëren’ voor alle werknemers klikt. Voor de werknemers die een vergrendeld planningsitem hebben komt de volgende melding:
“In de geselecteerde periode bevinden zich vergrendelde planningsitems.”.
De andere werknemers worden gewoon gekopieerd.
Het kopiëren van de planning wordt geweigerd doordat eerst alle items verwijderd worden en daarna opnieuw toegevoegd. Bij een vergrendelde planning zou dit willen zeggen dat er voor nagenoeg elk blokje, op dat moment, 2 items naast elkaar getoond worden. Bijkomend wordt bij het kopieren van de planning elk item in deze planning als correctie beschouwd. Hierdoor hebben we besloten om het kopiëren niet meer toe te laten indien er vergrendelde items zijn in deze periode.