Wanneer je voor een werknemer een afwezigheid ingeeft via de werknemerfiche (ziekte, verlof, familiaal verlof ...) komt het systeem bij het doorlopen van de ingave vragen welke vaste klanten in de vervangingsmodule moeten worden opgenomen voor eenmalige vervanging:
Wanneer je de checkbox hierboven niet aanvinkt, wordt de ziekte ingepland, maar word(en) de vaste klant(en) niet opgenomen in de lijst van de eenmalige vervanging.
Wanneer je de checkbox wel aanvinkt, komt 
op elk planningsitem te staan van de particulier waarvoor is aangeduid dat er vervanging moet zijn.
Op de effectieve planning ziet dit er als volgt uit:
Wanneer je over het symbool hovert met de muis, wordt de volgende opmerking zichtbaar:
Wanneer je er voor kiest om de checkbox niet aan te vinken, kan je op elk gewenst moment in de effectieve planning aanduiden dat het geselecteerde planningsitem toch moet worden opgenomen in de vervangingsmodule.
Dit doe je door met je muis rechts te klikken op het gewenste planningsitem en de optie 'Particulier wenst eenmalige vervanging' te selecteren.
Zodra deze optie geselecteerd is, verschijnt het vervangingsteken op het planningsitem.
Het enige nadeel is dat je dit manueel moet selecteren per planningsitem terwijl je het via de fiche voor de hele periode in één keer kan selecteren.
Dezelfde werkwijze hanteer je als je een eenmalige vervanging wil verwijderen. Je rechtsklikt op het planningsitem en vinkt de optie uit:
Zodra dit gebeurd is, verdwijnt het vervangingsteken en verdwijnt de particulier uit de lijst met eenmalige vervangingen in de vervangingsmodule.